hosentasche handy
Das „virtuelle Büro“, das „papierlose Büro“ oder das „Büro in der Hosentasche“ – für den modernen Arbeitsplatz gibt es viele Namen. Hier die wichtigsten Punkte, die bei der Auswahl und dem Einsatz von modernen Hilfsmittel zu beachten sind.

Übersicht

Konzentration

Sicherheit

Bedienungsfreundlichkeit

Durchsuchbarkeit

Übersicht

Ein Geschäft zu führen bedeutet zum grossen Teil einen Überblick über ein- und ausgehende Informationen zu haben. Darum muss man eine gute Übersicht seiner Kommunikationswege behalten. Wer ruft an, schickt eine Email, einen Brief oder ein Fax? Wer wird angerufen, bekommt eine Email, Brief oder Fax?

 

Tipp

Fertige eine Auflistung deiner Kommunikationsmittel und deren wichtigsten Infos an. Zusätzlich – Zeiten, zu denen diese Kommunikationswege auf neue Infos geprüft werden sollen. So kannst du Aufgaben leicht an Mitarbeiter delegieren.

Beispiel

 

Pflichtenliste

 

 

 

 

 

 

 

 

Konzentration

Der Kopierer steht im Flur, der Scanner bei den Kollegen ein Zimmer weiter, das Fax neben der Kaffemaschine und das Telefon auf dem Schreibtisch gegenüber. So trainierst du erfolgreich für den nächsten Marathon, mit einem gut organisiertem Büro hat das aber nichts zu tun. Alles sollte eine Armlänge entfernt und auf so wenige Geräte wie möglich verteilt sein. Es ist sogar möglich das alles mit nur einem Gerät – deinem Smartphone – umzusetzen.

Tipp
Das Gerät welches oft am meisten Probleme macht ist das Fax. Mit Hilfe von hellofax kannst du all deine Faxe über einen Internetbrowser erledigen. Weitere Infos hier www.hellofax.com

Sicherheit

Passwörter für Email Konten und andere wichtigen Diensten sollten mit soviel Sorgfalt behandelt werden, wie Autoschlüssel. Lasse Sie keine Zettelchen mit Ihren Passwörtern rumliegen, verraten Sie niemanden, wie Ihre Passwörter lauten und log Dich nach Benutzung der Dienste wieder aus den Programmen aus.
Außerdem solltest Du keine einfachen Passwörter nutzen, den Namen deines Kindes oder Geburtstage. Willst Du auf Nummer sicher gehen, solltest Du deine Passwörter alle 3 Monate erneuern.

Beispiel
aaKJH88! (Groß- und Kleinbuchstaben in Verbindung mit Zahlen und Sonderzeichen)

Tipp
Wie sicher dein Passwort ist, kannst du auf dieser Seite testen www.wiesicheristmeinpasswort.de

 

Bedienungsfreundlichkeit

Die beste und neuste Technik hilft nicht, wenn Sie keiner bedienen kann. Teste Produkte ausgibig bevor du Dich entscheidest und stell Dir vor was alles gemacht werden muss. Anrufbeantworter ein und ausschalten, Druckerpatronen austauschen, die Weiterleitung aktivieren, den Papierstau beheben. Wenn Wartung und Einstellung der Geräte nicht leicht zu verstehen und schnell und sauber zu machen sind, wirst du ständig aufgehalten und ausgebremst. Teste außerdem den Service von Geräten und Diensten. Rufe die Hotline an um zu prüfen, wie lange es dauert jemanden ans Telefon zu bekommen.

Beispiel

Der ScanSnap iX500 Dokumentenscanner von Fujitsu scannt beidseitig, schnell und sauber. Die Bedienung und Installation ist einfach. Den Service kenne ich nicht, weil ich noch kein Problem imzt dem Gerät hatte. Man kann Dokumente direkt digital versenden und und und. Ein tolles Ding, mit dem ich schon tausende Dokumente, Belege, Fotos usw gescannt habe. Für das paierlose Büro ein absoluter Muss.

Tipp
Erstellen Sie für jedes Gerät oder Dienst eine Liste mit möglichen Szenarien und spielen diese dann durch. Für einen Drucker könnte das so aussehen:
In Betrieb nehmen
Druckerpatrone wechseln
Druckqualität einstellen
Papierstau beheben
Papier einlegen
Gerät reinigen

 

Durchsuchbarkeit

Wie verfügbar sind deine Unternehmensinfos? Oft braucht man eine alte Email, eine Telefonnotiz, einen Brief oder Beleg aus dem Ordner. Sind die Infos digitalisiert, braucht man nur wenige Suchbegriffe um an die Infos zu gelangen. Um Papiere wieder zu finden, müssen diese nachvollziehbar abgelegt und benannt sein.
Bei jeder Art der Ablage sollte daher immer drauf geachtet werden, wie schnell man wieder an die Daten, Belege etc gelangt.

Tipp
Digitalisiere alle deine eingehende Post direkt nach Eingang und behalte nur, was du im Original benötigst. So landet nichts im Papiermüll, du musst Dich nicht um die Ablage kümmern und von unterwegs kannst du auch noch darauf zugreifen.